Edit: die Podio-Leistungen von reg.io sind umgezogen nach fritzfeger.com!


 

Was ich hier vor­stel­len möch­te, ist ein Podio-Workspace für den Reha­Ver­ein Ulm, eine sozia­le Ein­rich­tung für psy­chisch kran­ke Men­schen, die, wie vie­le ähn­li­che Orga­ni­sa­tio­nen, Dienst­leis­tun­gen im Bereich Kon­fek­tio­nie­rung, Ver­pa­ckung, Ver­sand anbie­tet. Für uns packt und ver­schickt der Reha­Ver­ein Geschenk­kar­tons mit regio­na­len Spit­zen­pro­duk­ten unse­rer Mar­ke Gutes von hier. Anders als bei vie­len ande­ren Auf­trä­gen kom­men hier kon­ti­nu­ier­lich Bestel­lun­gen her­ein, so daß das Bedürf­nis nach einem regel­rech­ten Waren­wirt­schafts­sys­tem auf­kam.

Auftragserfassung

Zunächst ist nicht jede Bestel­lung, die bei uns im Online-Shop ankommt, einer der Kar­tons, die vom Reha­Ver­ein gepackt wer­den (es gibt auch Kar­tons für ande­re Regio­nen, im Moment Neckar-Alb und Bran­den­burg), und wir erhal­ten auch Bestel­lun­gen per Tele­fon, Mail und so wei­ter. Es ist also nicht mit einem Zugang zum Online-Shop getan. In der Auf­trä­ge-App wer­den von uns manu­ell alle Pack- und Ver­sand­auf­trä­ge ange­legt.

Aufträge als Liste

Es gibt Text­fel­der für eine Bestell­num­mer und für eine Lie­fer­adres­se. Kun­den, die häu­fi­ger belie­fert wer­den, sind in der „Großkunden“-App erfaßt, die von einem Feld in der Auf­trä­ge-App refe­ren­ziert wer­den kann — dies hat den Vor­teil, daß man nach die­sen Kun­den fil­tern kann und eine Lie­fer­an­schrift nur ein­mal zu erfas­sen braucht. Es kön­nen bis zu drei ver­schie­den Geschenk­bo­xen in einer Bestel­lung erfaßt wer­den (was sich leicht erwei­tern lie­ße, soll­ten Bestel­lun­gen mit mehr als drei ver­schie­de­nen Pro­duk­ten häu­fi­ger vor­kom­men). Die Boxen, in der „Boxen“-App ange­legt, sind refe­ren­ziert und kön­nen per Drop­down aus­ge­wählt wer­den. Man muß dann nur noch die Anzahl der jeweils zu ver­schi­cken­den Boxen ein­ge­ben, spei­chern, fer­tig.

Die Auf­trä­ge haben einen Sta­tus, der die Wer­te „Ein­gang“, „als nächs­tes“, „packen“, „fer­tig zum Ver­sand“ und „ver­sen­det“ anneh­men kann. Mit der Podio-Kar­ten­an­sicht läßt sich so eine pri­ma Kan­ban-Tafel (oder neu­deutsch Board) bewerk­stel­li­gen:

Aufträge Board

Die Auf­trä­ge kön­nen wie Post-It-Zet­tel auf einem White­board von links nach rechts gescho­ben wer­den, um so den Arbeits­fluß zu orga­ni­sie­ren.

Lose

Nun wird natür­lich nicht erst dann pro­du­ziert, wenn ein Auf­trag ein­geht, son­dern immer eine arbeits­wirt­schaft­lich sinn­vol­le Men­ge glei­cher Kar­tons auf ein­mal im vor hin­ein. Die­se nennt man Char­ge oder Los. Ein Los in der Lose-App kann immer nur einen Kar­ton betref­fen. Z.B. im Bild in der ers­ten Zei­le 3 Exem­pla­re der SECHS SCHWABEN 0%, Sta­tus „in Arbeit“. Podio erzeugt eine „Uni­que Num­ber“, wenn man hier einen Ein­trag anlegt, d.h. sorgt dafür, daß jedes Los ein für alle mal gekenn­zeich­net ist. Die Los­num­mer kann man dann auf die Kar­tons stem­peln und so die Rück­ver­folg­bar­keit gewähr­leis­ten.

Lose

So, das waren die bei­den Apps, mit denen die Arbeit orga­ni­siert wird. Jetzt muß dar­aus noch ein Waren­wirt­schafts­sys­tem wer­den, das es vor allen Din­gen ermög­licht zu erken­nen, ob ein Arti­kel, Eti­kett oder Ver­pa­ckungs­ma­te­ri­al nach­be­stellt wer­den muß.

Kartons

Dazu muß zunächst Podio mit­ge­teilt bekom­men, was zur Pro­duk­ti­on eines Kar­tons alles benö­tigt wird. Dies leis­tet die Kar­tons-App. Hier gibt es für jede Box einen Ein­trag, der zur unten näher beschrie­be­nen Bestän­de-App, in der alle Arti­kel, Eti­ket­ten, Anlei­tun­gen, Kar­tons etc. ange­legt sind, refe­ren­ziert und so mit den Bestand­tei­len des Kar­tons „bevöl­kert“ wird. In der Kar­tons-App wer­den die beauf­trag­ten (Auf­trä­ge-App) und die pro­du­zier­ten (Lose-App) Kar­tons auf­sal­diert und dann die Sal­den von­ein­an­der abge­zo­gen, um so die Zahl der Boxen auf Lager zu ermit­teln.

Screenshot 2013-12-06 18.01.41

Anlieferungen

Jetzt fehlt nur noch ein Schritt, bevor die Bestän­de errech­net wer­den kön­nen: der Waren­ein­gang muß erfaßt wer­den (der Waren­aus­gang ist ja durch die Boxen in der Auf­trä­ge-App erfaßt). Dies pas­siert in der Anlie­fe­run­gen-App. Hier wird pro Ein­trag ein­mal zur Bestän­de-App refe­ren­ziert und so der ange­lie­fer­te Arti­kel aus­wähl­bar gemacht. Die Stück­zahl der Anlie­fe­rung ein­ge­ben, spei­chern, fer­tig.

Screenshot 2013-12-06 18.00.16

Der Wert „Anlie­fe­rung“ wird auto­ma­tisch aus­ge­wählt, es muß schnell und ein­fach gehen bei der Waren­an­nah­me. Mehr Zeit hat man bei der Inven­tur oder einer Kor­rek­tur­bu­chung, wofür es eige­ne Kate­go­ri­en gibt.

Bestände

Die Apps Auf­trä­ge, Lose und Anlie­fe­run­gen sind die Orte, an denen im lau­fen­den Betrieb Ein­ga­ben gemacht wer­den. Die Boxen-App dient nur zur Refe­ren­zie­rung und Kal­ku­la­ti­on, und das­sel­be trifft auch für die Bestän­de-App zu. Neue Ein­tra­gun­gen muß man hier nur machen, wenn eine neue Box ein­ge­pflegt wird; ansons­ten wer­den nur Wer­te abge­le­sen und im Hin­ter­grund gerech­net.

Screenshot 2013-12-06 18.01.21

Die Tabel­le lis­tet auf, wie viel Stück von einem Arti­kel oder Mate­ri­al ins­ge­samt ange­lie­fert wur­den (dazu wird auf die Boxen-App zuge­grif­fen, denn es sind ja nur bestimm­te Arti­kel und Mate­ria­li­en in einem Kar­ton drin), und wie viel Stück davon bereits ver­packt wur­den. Die Dif­fe­renz dar­aus ist der Bestand. Falls dies nicht der Fall sein soll­te: Kor­rek­tur­bu­chung in der Anlie­fe­run­gen-App.

Auf der Start­sei­te des Raums gibt’s dann noch einen Report, der alle Arti­kel und Mate­ria­li­en mit einem Bestand von unter 50 Stück auf­lis­tet sowie einen Report über offe­ne Auf­trä­ge.

Fehlt noch eine wesent­li­che Funk­ti­on eines ein­fa­chen Waren­wirt­schafts­sys­tems? Jetzt müß­te Podio für den Reha­Ver­ein nur noch auto­ma­tisch bestel­len… was sich auch mit Podio-Bord­mit­teln hin­be­kom­men lie­ße (der Reha­Raum läuft bis hier­her ohne API und PHP-Code!), aber dazu soll­ten die Lie­fe­ran­ten am bes­ten auch auf Podio gezerrt wer­den.

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