Edit: die Podio-Leistungen von reg.io sind umgezogen nach fritzfeger.com!


 

Bei den Anfor­de­run­gen an eine Pro­jekt­ma­nage­ment-Umge­bung für die Hanau­er Agen­tur mar­ke­ting­wor­kx stand neben dem Bedürf­nis nach trans­pa­ren­ten und struk­tu­rier­ten Arbeits­pro­zes­sen auch das The­ma „Ter­mi­ne“ weit oben auf der Lis­te. Wir haben eine Tickets-App gebaut, die nicht nur bei der Ein­hal­tung von Fris­ten und Erle­di­gung regel­mä­ßi­ger Auf­ga­ben hilft, son­dern Datums­an­ga­ben auch nutzt zur Fokus­sie­rung von Teams auf das, was anliegt.

Strukturierte Arbeitsprozesse: Tickets und das Kanban-Board

Ein Ticket ist ein gene­ri­sches Pro­jekt­ma­nage­ment-Objekt, d. h. kann Ver­schie­de­nes abbil­den: ein Arbeits­pa­ket, eine Kun­den­an­fra­ge, ein Bug, ein zu erstel­len­des Doku­ment oder was auch immer zu erle­di­gen ist. Tickets gehö­ren zu einem Pro­jekt, Tickets haben ein Team, das für die Erle­di­gung zustän­dig ist, und ggf. muß jemand frei­ge­ben, was das Team abge­lie­fert hat.

Ein neu ange­le­ges Ticket bekommt auto­ma­tisch den Sta­tus „Ein­gang“. Das Team zieht sich als nächs­tes anlie­gen­de Tickets auf, nun ja, „als nächs­tes“ und, wenn die Arbeit dar­an los­geht, auf „in Bear­bei­tung“. Buch­stäb­lich „zie­hen“ kann man die Tickets in einer spe­zi­ell für den Sta­tus gemach­ten Ansicht, näm­lich dem Kan­ban-Board oder der Kan­ban-Tafel:

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Die Tickets müs­sen „von links nach rechts“, und auf dem Team-Board „Mei­ne Team-Tickets“ sind alle Tickets sicht­bar, bei denen der ein­ge­logg­te Mit­ar­bei­ter Team-Mit­glied ist.

Fokussierung: Wiedervorlage und das „dran“-Board

Es kön­nen mit­un­ter unüber­sicht­lich vie­le Tickets sein, bei denen ein Mit­ar­bei­ter zum Team gehört. Um die ange­zeig­ten Tickets auf die für das ein­zel­ne Team-Mit­glied gera­de anlie­gen­den zu beschrän­ken, gibt es das „dran“-Feld. Zusätz­lich zum Team-Feld kön­nen sich Team-Mit­glie­der hier ein­tra­gen (oder von Ande­ren ein­ge­tra­gen wer­den, die dele­gie­ren wol­len) mit dem Ergeb­nis, daß in der Ansicht „Mei­ne „dran“-Tickets“ nur die Tickets auf dem Kan­ban-Board ste­hen, bei denen man selbst „dran“ ist.

Neben dem manu­el­len Ein­trag im „dran“-Feld kann die­ser auch nach Datum auto­ma­tisch erfol­gen. Statt daß man sich bei „dran“ aus­trägt und sich selbst eine Auf­ga­be mit End­da­tum und Benach­rich­ti­gung erstellt, die einen dar­an erin­nern soll, sich wie­der ein­zu­tra­gen, kann man dies auch auf Team-Ebe­ne tun, und zwar mit dem Wie­der­vor­la­ge-Feld.

Wenn man hier ein Datum ein­trägt, wer­den bei Errei­chen des Datums auto­ma­tisch alle Team-Mit­glie­der bei „dran“ ein­ge­tra­gen (was es natür­lich nur bringt, wenn man dort nicht schon drin­steht) und benach­rich­tigt. Die, die das Ticket nicht betrifft, müs­sen sich manu­ell wie­der aus­tra­gen — etwas läs­tig, aber so wird die Wie­der­vor­la­ge zu einem das gan­ze Team ein mal beschäf­ti­gen­den Vor­gang, was der Erle­di­gung Vor­schub leis­ten könn­te.

Compliance I: Deadlines (Fristen)

Die Team-Mit­glie­der wer­den drei Tage vor Ablauf der Frist benach­rich­tigt. Wem dies zu knapp vor­kommt, der kann sich das Ticket ja zu einem frü­he­ren Ter­min wie­der­vor­le­gen las­sen.

Statt daß der Hüter der Fris­ten mit Warn­mel­dun­gen über­häuft wird, wenn sich die Dead­lines nähern, haben wir uns für die „erwach­se­ne­re“ Lösung ent­schie­den, hier „nur“ für den Über­blick zu sor­gen und es der täg­li­chen Rou­ti­ne des Chefs anheim­zu­stel­len, die ent­spre­chen­den Ansich­ten zu besu­chen. Als da wären: eine Dead­line-Kalen­der-Ansicht, in dem man Dead­lines per drag&drop ver­schie­ben kann, eine nach Dead­line geord­ne­te Lis­te mit noch offe­nen Tickets sowie ein Report aus die­ser Lis­te an pro­mi­nen­ter Stel­le auf der Podio-Start­sei­te.

Compliance II: Wiederkehrende Tickets

Nicht ver­ges­sen: jede Woche prü­fen, ob zu den ver­schick­ten Rech­nun­gen auch Zah­lungs­ein­gän­ge gekom­men sind; monat­lich einen Bericht mit Web­sei­ten-Ana­ly­se-Daten für einen Kun­den anfer­ti­gen und die Umsatz­steu­er­vor­anmel­dung machen; recht­zei­tig alles für den steu­er­li­chen Jah­res­ab­schluß bei­sam­men haben — die­se Auf­ga­ben schrei­en nach Auto­ma­ti­sie­rung.

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Das Feld „Peri­oden­dau­er“ ist kein Pflicht­feld und hat dem­entspre­chend zunächst kei­nen Wert, wenn man ein Ticket erstellt und nichts wei­ter tut — die meis­ten Tickets sind ja auch kei­ne wie­der­keh­ren­den. Mit einem Klick wählt man aus, wie lang die Peri­ode ist, in der sich das Ticket immer wie­der­ho­len soll, also Woche, Monat, Quar­tal oder Jahr.

Dann muß nur noch der ers­te Tag der Peri­ode ein­ge­tra­gen wer­den. Der ers­te Tag der Woche ist ein Mon­tag, der ers­te eines Monats ein 1. und so wei­ter, klar. Am Mor­gen des hier ein­ge­tra­ge­nen Tags um 7:15 wird auto­ma­tisch das aktu­el­le Ticket „geklont“ und beim geklon­ten Ticket als 1. Tag der Peri­ode der ers­te Tag der Fol­ge­pe­ri­ode ein­ge­tra­gen. Die meis­ten Fel­der wer­den über­nom­men (Name, Beschrei­bung, Dead­line (plus Peri­oden­dau­er *zwin­ker*), Auf­wand, Pro­jekt, Team, Frei­ga­be, Peri­oden­dau­er). Ein Wie­der­vor­la­ge-Datum wird nicht ein­ge­tra­gen, der Sta­tus wird auf „Ein­gang“ gesetzt, das „dran“-Feld ist leer.

Es wird mit ande­ren Wor­ten für die jeweils nächs­te Peri­ode ein neu­es Ticket erstellt, bei dem alle wei­ter­hin aktu­el­len Infor­ma­tio­nen von der vor­an­ge­gan­ge­nen Peri­ode über­nom­men wer­den (die das Ticket in der Sache cha­rak­te­ri­sie­ren), die übri­gen Fel­der des neu­en Tickets jedoch „jung­fräu­lich“ blei­ben (die mit dem Pro­zeß sei­ner Erle­di­gung zu tun haben).

Unter dem Feld „1. Tag der Peri­ode“ wird, um Feh­ler zu ver­mei­den, die Datums­ein­ga­be geprüft. Es wer­den zum einen nur Datums­an­ga­ben „ok“ gefun­den, die in der Zukunft lie­gen, so daß der Work­flow zum Klo­nen des Tickets über­haupt getrig­gert wird, und zum ande­ren wird geprüft, ob bei wöchent­li­cher Peri­oden­dau­er auch ein Mon­tag ein­ge­ge­ben wur­de, bei monat­li­cher ein 1. und so wei­ter.

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Etwas mehr als ein Gim­mick: aus der aus­ge­wähl­ten Peri­oden­dau­er und dem ange­ge­be­nen 1. Tag der Peri­oden wird die Bezeich­nung des Tickets auto­ma­tisch um die Peri­ode ergänzt, für die das Ticket gilt, in die­sem Bei­spiel die 30. Kalen­der­wo­che des Jah­res 2015.

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